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仕事を抱えすぎてキャパオーバー! 角の立たない断り方ってあるの?

仕事を抱えすぎてキャパオーバー! 角の立たない断り方ってあるの?

職場の先輩からの頼みが断りづらくて、言われるがままに仕事を引き受けてしまう……。気づけば自分のキャパシティを超えていて、結局誰かに助けてもらい、申し訳ない気持ちになること、結構ありますよね?

そんな悩みを解決するために、「ライフビタミン研究所」の人間関係コンサルタント・岡田百合香さんにインタビュー。 

職場の人間関係の改善を中心に、ストレス対策や就活問題などを企業研修や学校、個人講座と幅広く解決に導いている岡田さん。頼みを受けるのも、断るのも、上手にバランスをとって円滑に仕事を回せる方法を教えていただきましたよ!

■自分のキャパシティ、どうやって把握する?

――自分が受けられる仕事のキャパシティを把握することが難しいのですが、どのようにすれば知ることができるのでしょうか?

キャパシティの大前提は「時間内に終わる仕事量」が目安です。いつも残業をしなければ終わらないという状態ならば、仕事のやり方(効率)か仕事の量(キャパ)を見直したほうがいいかもしれません。

――仕事の効率をあげるためのコツがあれば、教えてほしいです。

自分に合っている仕事のやり方が見つかっていないならば、上手に仕事を回している先輩上司に相談して聞いてみるのがいいでしょう。また「●時までに■■を終わらせる」という具体的な時間を目標に定めて仕事を進め、出来たらノートや手帳にチェックを入れるのも自分の仕事量の把握をするのに効果的。仕事は何が起きるかわからないので、余裕持った計画を立てるとなおよいです。

その上で、単純に仕事の量が多いようならば、自分が出来る範囲を上司に相談しましょう。

■頼まれたものの、どうしても無理! うまい断り方は?

――すでに自分のキャパを超えている状態で仕事を頼まれたとき、角が立たない断り方はありますか? うまい言い回しがあれば教えてほしいです。

まずは、自分の状況を伝えるようにしましょう。今、どんな仕事を抱えているのか? どうして引き受けることが難しいのか? を明確に説明すれば、相手も理解しやすいはずです。あくまで一例ですが、下記のケースを参考にしてみてください。

◎上司から仕事依頼があった場合
「大変申し訳ないのですが、現在■■の仕事と▲▲の仕事をしております。今日は1日この仕事に時間がかかってしまいそうなのですが、いかがいたしましょうか」と、丁寧に伝えましょう。このとき、「今忙しいので、できません!」と言ってしまうと、相手に不快感を与える恐れがあるのでNGです。

笑顔で、優しい声のトーンで、的確に状況を伝えれば、そうそう角が立つことはありません。むしろ断りにくいからと無理して受けていても、後々もっと悪い状況を招くことの方が多いです。その時のことを想像したら、断りにくい気持ちも和らぐと思いますよ。

■自分一人で抱えずに、誰かにお願いするのもアリ

――どうしても自分が無理なとき、他の人にもうまく仕事を振り分けするための上手な伝え方はありますか?
 
まず、一番大事なのは仕事内容と終わらせる時間を、依頼してきた相手に再度言質をとって確認することです。これは、この次の段階で引き継ぐ相手に対してきちんと伝えなければいけないことなので、自分がしっかり把握しておかなければなりません。

引継ぎの段階では「今、お時間ありますか? ■■の仕事があるので、できれば手伝っていただけないでしょうか?」「時間は●時までなのですが大丈夫そうですか?」など、相手の仕事の状況も聞きながらお願いします。

自分が仕事を受ける時と同じように、相手にも仕事を受けられるキャパシティがあるので、そこに気遣いができなければ人に引き継ぐ意味がないですね。さらに、相手が伝えた時間に終わりそうか、ちょくちょくリマインドをして状況を把握することも必要です。

もちろん「忙しいところ申し訳ないけれど、よろしくお願いします。何か分からなかったら、質問してくださいね。いつもありがとうございます」と相手を気遣う言葉や、お礼をきちんと伝えましょう。普段からそうすることでお互いのキャパシティもわかるので、仕事をお願いしたり、されたりすることがより楽にできる関係性を築けることでしょう。


いかがでしたか? 普段、仕事を断りづらくてキャパオーバーになるまで引き受けてしまう! という方にとっては、とても参考になる内容だったのではないでしょうか。まず、自分の仕事が時間通りに終わるかどうかを把握すること。それでダメな時、誰かに相談すること。とてもシンプルですね。どうして仕事を引き受けるのが難しかを的確に伝えれば、角が立つこともそうそうなさそう。自分が受ける仕事、上手にバランスをとれるようにしたいですね!

(吉川ばんび+どてらい堂)